Framgångsrik digital transformation i offentlig sektorREFERENSPROJEKT: PROJEKTLEDNING

arrows_117502249
Förändringsarbete är alltid svårt. Ju större och mer komplex organisation, desto större utmaning. Den här kunden var verkligen inget undantag från regeln. När Advicon anlitades, ville kunden – en organisation med förgreningar inom hela den offentliga sektorn – genomdriva en förändring som misslyckats åtminstone tre gånger tidigare.

Även om grundproblemet initialt verkade handla om förflyttning och sammanslagning av IT-system, visade Advicons inledande studie att de faktiska hindren snarare var organisatoriska och kulturella.

Medarbetarna trodde inte på förändringen, ledningen hade inte motiverat behovet tillräckligt tydligt och de flesta i organisationen var nöjda med den rådande situationen. Likväl hade den högsta ledningen sett strategiska fördelar med ökad samordning mellan IT-system och processer, och beordrat att förändringarna skulle genomföras för att förbättra standardisering och interoperabilitet.

Advicons konsulter vann snabbt ledningens förtroende, och identifierade att en stötesten var kommunikationen på ledningsnivå inom förvaltningen. Fattade ledningsbeslut godtogs inte längre ner i organisationen. Tidigt i processen skapade kunden, på Advicons rekommendation, en ny mötesform där de berörda ledningsgrupperna regelbundet träffades och var tvungna att nå gemensamma, genomförbara beslut.

Nästa hinder som vi identifierade var att en inhouse-leverantör av IT-system saknade korrekt dokumentation av sina lösningar. Dessa odefinierade processer och ad hoc-lösningar skulle göra förflyttningen mycket svårare och dyrare än ursprungligen beräknat – med följden att  kunden blev rekommenderad att byta ut snarare än flytta med dem.

Sammantaget innebar Advicons expertis inom affärsprocesser och förändringsarbete att de problem som orsakat urspårningen av tidigare försök till förändring snabbt identifierades. Som en följd kunde nödvändiga beslut fattas tidigt i processen. Projektet pågår ännu, och har hittills levererat en gemensam klientplattform för flera tusen arbetsplatser. En röd tråd i framgången är alltjämt att genom kommunikativt och pedagogiskt arbete få hela organisationens förståelse och stöd för de kommande förändringarna.

”Tidigt i processen skapade kunden, på Advicons rekommendation, en ny mötesform där de berörda ledningsgrupperna regelbundet träffades och var tvungna att nå gemensamma, genomförbara beslut.”

KONTAKTA OSS FÖR EN SPONTAN DISKUSSION ELLER ETT DJUPARE SAMTAL!